Ce que vous devez savoir.

Le lancement d'un site web de votre entreprise s'accompagne toujours de nouvelles opérations de traitement. Cela est particulièrement vrai lorsque votre site web propose une boutique en ligne et que les visiteurs peuvent créer un compte et faire des achats en ligne. Vous traitez également des données à caractère personnel lorsque les visiteurs peuvent vous contacter via le site web ou s'abonner à votre newsletter, ou lorsque vous autorisez que des plug-ins de médias sociaux partagent des éléments de votre site web.

Les autorités recommandent que chaque site web contienne une déclaration de confidentialité. Cette déclaration de confidentialité doit avoir un titre clair ("Respect de la vie privée" ou "Politique de confidentialité") et doit être accessible sur chaque page du site web (en bas de page). La déclaration de confidentialité doit contenir les informations obligatoires prévues par l'article 13 du GDPR pour tous les traitements effectués sur votre site web (par exemple, ventes, newsletter, contact, cookies), mais vous pouvez également choisir de rendre toutes les déclarations de confidentialité (par exemple, aussi pour les candidats, les fournisseurs, ...) disponibles de manière centralisée sur votre site web. La/les déclaration(s) de confidentialité doivent être disponibles dans toutes les langues dans lesquelles vous mettez le site web à disposition.

Si votre site web utilise des cookies non essentiels / non fonctionnels (c'est-à-dire des cookies analytiques, des cookies publicitaires et des plug-ins pour les médias sociaux), vous devez obtenir le consentement du visiteur via un message d’avertissement d’acceptation de cookies ou une fenêtre pop-up sur la page d'accueil. Le consentement doit être donné par catégorie de cookies. Ces cookies ne peuvent pas être utilisés avant que le visiteur n'ait donné son autorisation. L'accès au site web ne peut pas non plus être refusé si le visiteur décide de refuser les cookies en question. Le site web doit contenir un message d’avertissement d’acceptation de cookies qui fournit au visiteur plus d'informations sur les cookies utilisés sur votre site web. Le visiteur doit pouvoir adapter ses préférences en matière de cookies à tout moment (par exemple, via la même bannière de cookies ou la même fenêtre pop-up). 

Lorsque les visiteurs peuvent s'abonner à votre newsletter via le site web, vous devez obtenir un consentement valable. Ce consentement doit répondre aux exigences du GDPR (libre, spécifique, informé et non ambigu). Vous pouvez offrir une incitation aux visiteurs (par exemple, une réduction sur le premier achat) à condition que cette incitation soit limitée et ne soit pas retirée lorsque le visiteur se désabonne. Le visiteur doit également savoir clairement ce qu'il accepte et doit exécuter une action claire (par exemple, entrer son adresse électronique, cocher une case). L'endroit où le consentement est donné contient toujours un lien vers la déclaration de confidentialité sur le site web.

Il est fréquent que le lancement d'un site web nécessite une coopération avec des tiers (des développeurs web, des fournisseurs d'outils marketing, des chats en direct, ...). Ceux-ci sont généralement qualifiés de sous-traitants. Un contrat de traitement des données au sens de l'article 28 du GDPR doit donc être conclu avec eux. Si votre site web offre une plateforme permettant à d'autres entreprises de vendre des produits, ou contient des éléments qui permettent aux plateformes de médias sociaux ou à d'autres entreprises de faire du marketing en ligne, il peut être question d’une responsabilité conjointe du traitement. Dans ce cas, les accords nécessaires doivent être conclus conformément à l'article 26 du GDPR (à savoir, pour déterminer qui fournit la déclaration de confidentialité, qui répond aux demandes des personnes concernées, ...)

Ce que vous devez faire.

Lorsque vous lancez un (nouveau) site web, parcourez toujours la checklist ci-après, car elle reprend les points d'attention les plus importants :

-    Précisez tous les traitements de votre site web et incluez-les dans une déclaration de confidentialité. Vérifiez s'il est utile de publier également d'autres traitements / déclarations de confidentialité sur votre site web. Si vous avez des magasins physiques où les clients peuvent faire une carte de fidélité, il peut être plus facile de prévoir un QR code qui renvoie à la déclaration de confidentialité de votre site web que de prévoir des versions physiques disponibles en magasin. S'il existe une surveillance par caméras dans votre entreprise, l'icône de surveillance par caméras peut facilement renvoyer à votre site web pour plus d'informations. Dans les contrats avec vos fournisseurs, vous pouvez inclure un lien vers le site web au lieu de prévoir une déclaration de confidentialité en annexe. Publiez les déclarations de confidentialité en bas de page de votre site web et fournissez les traductions nécessaires si votre site web est disponible en plusieurs langues.

-    Contactez votre développeur web pour élaborer une politique en matière de cookies. Votre développeur web peut vous aider à identifier les cookies utilisés sur le site web. Fournissez-lui les textes nécessaires pour qu'il puisse les traiter dans une bannière de cookies ou une fenêtre pop-up et un message d’avertissement d’acceptation de cookies. Ici aussi, fournissez les traductions nécessaires. Définissez une méthode correcte pour vous abonner à votre newsletter. En plus du texte commercial invitant le visiteur à s'inscrire - avec ou sans incitation (limitée) - fournissez une déclaration claire "en fournissant mon adresse e-mail / en cochant cette case, j'accepte que mes données à caractère personnel soient utilisées à cette fin conformément à la politique de confidentialité".

-    Identifiez toutes les entreprises avec lesquelles vous travaillez pour la mise en œuvre du site web, afin de prendre à temps les dispositions contractuelles nécessaires. Ces contrats doivent être signés avant le début du traitement (c'est-à-dire le lancement de votre site web). Ces entreprises disposent généralement d'un modèle d'accord. Sinon, vous pouvez leur fournir votre propre modèle.