Stel je voor ...

Je bent een producent van pralines. Je startte klein maar vandaag telt je bedrijf zo’n goede 150 werknemers. Sinds de start ijver je voor een compliance cultuur binnen je bedrijf. Je vindt het belangrijk om steeds correct om te gaan met je handelspartners en om de geldende wetgeving nauwgezet na te leven.

Je verneemt dat Europa wetgeving heeft uitgevaardigd over het opzetten van meldingskanalen voor inbreuken op wetgeving. Onder jouw leiding zette je reeds enkele jaren geleden zo een meldingskanaal op binnen je bedrijf. Werknemers die wanpraktijken vaststellen of vermoeden, kunnen dit altijd melden bij hun overste, die voor de nodige opvolging zal zorgen. Je bent blij te vernemen dat je je tijd vooruit was. Of toch niet? Volgens je juridisch department is er immers nog behoorlijk wat werk aan te winkel. Maar waarom dan, en wat moet er nog gebeuren?

Even verduidelijken.

Personen die werkzaam zijn voor een onderneming zijn vaak als eerste op de hoogte van mogelijke inbreuken die de onderneming begaat en die schadelijk kunnen zijn voor het algemeen belang. Omwille van de vrees voor represailles laten zij echter vaak na om melding te maken van de inbreuken waarvan zij kennis hebben. Europa heeft in 2019 een richtlijn aangenomen die dit moet verhelpen. De richtlijn bevat minimumvereisten voor meldingskanalen en de bescherming van melders. Zij gaf de lidstaten tot 17 december 2021 de tijd om deze vereisten in nationaal recht om te zetten. Voor KMOs met 50 tot 249 werknemers moeten de verplichtingen pas op 17 december 2023 in werking treden. Dit betekent dat onze pralineproducent nog dit jaar de tijd heeft om het nodige te doen.

Ter herinnering, welke inbreuken kunnen worden gemeld? In de eerste plaats gaat het om inbreuken op belangrijke wetgeving van de EU. Deze wetgeving wordt opgesomd in de richtlijn en omvat o.a. inbreuken op de regels inzake productveiligheid, milieu- en consumentenbescherming, overheidsopdrachten, persoonsgegevens, mededinging, staatssteun en de interne markt. De richtlijn roept enkel een minimumbescherming in het leven. Lidstaten mogen de bescherming op grond van nationaal recht uitbreiden. Europa zal ook periodiek evalueren of de lijst van wetgeving moet worden uitgebreid.

Wie geniet bescherming? De richtlijn biedt bescherming aan personen die informatie over inbreuken meedelen die zij in een werkgerelateerde context hebben verkregen. De bescherming strekt zich uit tot derden die verbonden zijn met de melders en die ook het slachtoffer kunnen worden van represailles, zoals collega’s of familieleden van de melders. De bescherming geldt zowel voor het melden van inbreuken door de organisatie waarvoor de melder werkzaam is, als door organisaties waarmee hij professioneel in contact was, zoals concurrenten, leveranciers of klanten. De bescherming geldt ruim in de tijd: vóór de werkrelatie (als de informatie verkregen werd tijdens een wervingsprocedure of een precontractuele fase), en ook tijdens en na de werkrelatie. Voorwaarde voor de bescherming is wel dat de melder gegronde redenen had om aan te nemen dat de informatie die hij verstrekt juist is. De bescherming geldt dus niet voor kwaadwillige, lichtzinnige of oneerlijke melders.

Wie moet kunnen melden? Minstens werknemers moeten toegang hebben volgens de richtlijn. Europa laat de lidstaten de keuze of zij hun ondernemingen willen verplichten om de interne meldingskanalen voor een grotere groep open te stellen.

Welke bescherming genieten melders? De bescherming is verregaand en omvat een verbod op elke vorm van represaille tegen melders en tegen derden die met hen verbonden zijn en die het slachtoffer kunnen worden van represailles. Represailles zijn bijvoorbeeld ontslag, discriminatie, intimidatie, het onthouden van promoties, of nog de opname op een zwarte lijst, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector.

Welke acties moeten KMOs nemen? Elke KMO, ongeacht de aard van haar activiteiten, moet tegen 17 december 2023 een intern meldingskanaal opzetten. Een KMO kan dit intern meldingskanaal zelf beheren of de ontvangst van inbreukmeldingen toevertrouwen aan een derde. De richtlijn laat ook toe dat KMOs middelen delen voor het in ontvangst nemen van meldingen en eventueel te verrichten onderzoeken. De melding moet schriftelijk of mondeling kunnen gebeuren, de identiteit van de melder en van eventueel in de melding genoemde derden moet worden beschermd en er moet een zorgvuldige follow-up zijn door een onpartijdige persoon of afdeling. De follow-up houdt onder meer in dat de melder binnen de 7 dagen een ontvangstbevestiging moet krijgen en binnen een redelijke termijn (niet langer dan 3 maanden) feedback moet ontvangen. De interne meldingskanalen moeten ook duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie verstrekken over de externe meldingskanalen aan de autoriteiten.

Wat met onze producent? Onze pralineproducent is dus op de goede weg, maar er is nog werk aan de winkel. Zo moet hij nagaan voor wie hij zijn intern meldingskanaal moet openstellen en of hij de keuze wordt gelaten de kring van melders uit te breiden, wat hem zou toelaten een grotere compliance kring te organiseren. Voor het ontvangen en opvolgen van meldingen moet hij een onafhankelijke persoon of afdeling aanduiden, niet de overste die het voorwerp zou kunnen zijn van een eventuele melding. Hij moet tevens op toegankelijke wijze informatie verstrekken over externe meldingskanalen aan de bevoegde autoriteiten.

Toch nog een behoorlijke actielijst. Gelukkig heeft hij nog even de tijd!

Concreet.

• Binnen de EU geldt een minimumbescherming voor melders van vermoede inbreuken op belangrijke wetgeving. De lidstaten kunnen verder gaan en een gunstiger regime in het leven roepen.
• Elke KMO moet tegen 17 december 2023 voorzien in een intern meldingskanaal dat de anonimiteit van melders garandeert, en zij moet hun meldingen zorgvuldig opvolgen.
• Melders zijn beschermd tegen elke vorm van represaille en lopen geen aansprakelijkheid op als zij te goeder trouw vermoede inbreuken melden.

Meer weten?

• De Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 vind je hier.
• De Europese Commissie publiceerde FAQ over de bescherming van melders: https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/MEMO_18_3442.
• De Wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector van 28 november 2022 vind je hier.
• De ITP “Ring the bell! Nieuwe Europese bescherming voor klokkenluiders.” vind je hier.
• Nog vragen? Contacteer ons compliance team.