Is uw algemene vergadering klaar voor het digitale tijdperk?

Mei 2021

Stel je voor...

Je werkt als bedrijfsjurist voor een internationaal bedrijf met zetel in België en de jaarlijkse algemene vergadering komt eraan.

Je bent zo goed als klaar met je voorbereiding wanneer je plots telefoon krijgt van de voorzitter van de raad van bestuur. Enkele buitenlandse aandeelhouders vragen zich af of de algemene vergadering dit jaar digitaal kan gehouden worden, bijvoorbeeld via Teams of Zoom.

In de statuten vind je niet meteen een aanknopingspunt. Kan de algemene vergadering wel digitaal plaatsvinden? Hoe organiseer je die dan? En wat betekent dat voor de documentatie die je reeds tot in de puntjes had voorbereid?

Even verduidelijken.

Een Belgische wet van 20 december 2020, maakt het sinds eind vorig jaar mogelijk om algemene vergaderingen van vennootschappen en verenigingen digitaal te organiseren. Daartoe is niet langer een statutaire machtiging vereist.

Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering op afstand te organiseren. In dat geval moeten aandeelhouders of leden kunnen deelnemen via een elektronisch communicatiemiddel dat door de vennootschap of vereniging ter beschikking wordt gesteld.

Aan een digitale algemene vergadering zijn een aantal voorwaarden gekoppeld:

Het elektronisch communicatiemiddel moet toelaten om de hoedanigheid en identiteit van de deelnemende aandeelhouders of leden te controleren. Het moet hen in staat stellen om gelijktijdig en ononderbroken de vergadering te kunnen volgen en hun stem uit te brengen. Bovendien moet het communicatiemiddel interactie mogelijk maken. Dat wil zeggen dat de aandeelhouders of leden moeten kunnen deelnemen aan de beraadslaging en vragen moeten kunnen stellen. Van deze laatste vereiste kan het bestuursorgaan tijdelijk – tot 30 juni 2021 – afwijken, mits motivering, indien de vennootschap of vereniging niet over een dergelijk communicatiemiddel beschikt.
Een vennootschap of vereniging mag een populair elektronisch communicatiemiddel gebruiken, zoals Teams, Zoom of Skype. In vennootschappen of verenigingen met een beperkt aantal aandeelhouders of leden, waar iedereen elkaar kent en eenvoudig kan identificeren, is een eenvoudige telefonische vergadering eveneens mogelijk.
De oproeping tot de vergadering moet de procedures rond de deelname op afstand helder en nauwkeurig beschrijven. Indien de vennootschap of de vereniging gebruikmaakt van een officiële website, moet deze procedure informatie via de website raadpleegbaar zijn.
In de notulen van de algemene vergadering moeten de eventuele technische problemen en incidenten die deelname(s) vanop afstand hebben belet of verstoord, worden beschreven.
Naast de aandeelhouders of leden, kunnen ook de bestuurders en de commissaris vanop afstand deelnemen. De leden van het bureau van de algemene vergadering moeten echter nog steeds fysiek aanwezig zijn, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de geldige samenstelling van de vergadering en instaan voor het correcte verloop ervan en de notulering.

Digitale vergaderingen van het bestuursorgaan zijn, in tegenstelling tot algemene vergaderingen, niet uitdrukkelijk wettelijk geregeld. Algemeen wordt aangenomen dat ook het bestuursorgaan digitaal kan vergaderen, mits de statuten deze vergaderwijze niet uitsluiten en mits een daadwerkelijke beraadslaging mogelijk is.

Ook op andere vlakken is er een digitalisering van het vennootschapsrecht op til. Zo keurde de ministerraad op 25 maart 2021 een voorontwerp van wet goed voor de omzetting van de Europese Richtlijn 2019/1151 van 20 juni 2019. Die richtlijn heeft betrekking op het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht.

Eén van de belangrijkste nieuwigheden is dat het vanaf 1 augustus 2021 mogelijk moet zijn om digitaal een vennootschap op te richten. De authentieke akte wordt in dat geval door middel van een elektronische ondertekening tijdens een videovergadering met de notaris verleden.

Concreet

Algemene vergaderingen van vennootschappen en verenigingen kunnen voortaan digitaal worden georganiseerd, zonder dat daartoe een statutaire machtiging is vereist.
Het elektronisch communicatiemiddel waarmee de algemene vergadering wordt georganiseerd, moet toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de deelnemers te controleren.
Het middel moet ook actieve deelname garanderen, inclusief de mogelijkheid om vragen te stellen en te stemmen. De oproeping tot de algemene vergadering moet een duidelijke beschrijving omvatten van de procedure. In het geval van technische problemen of incidenten, moet daarvan melding worden gemaakt in de notulen.
Er zijn ook andere initiatieven tot digitalisering van het vennootschapsrecht op til. Zo zou het vanaf 1 augustus 2021 mogelijk moeten zijn om een vennootschap digitaal op te richten.

Meer weten?