Het UBO-register: het moment van de waarheid

december 2019

Stel je voor …

Je bent senior executive in een Belgische vestiging van een grote multinational, en werd vorig jaar door de raad van bestuur als UBO geregistreerd in het UBO-register.

Enige tijd later merkt je nieuwsgierige buurman op dat hij je UBO-registratie heeft gezien en niet wist dat je eigenaar was van een multinational.

Je valt uit de lucht. Waarom is je buurman op de hoogte van jouw registratie in het UBO-register? Welke informatie kan hij nog meer opvragen? Is er dan werkelijk geen enkele privacy meer?

Even verduidelijken.

De verplichting tot registratie van de uiteindelijke begunstigde van een vennootschap (“Ultimate Beneficial Owner” of “UBO”) is een gevolg van Europese regelgeving ter opsporing van terrorisme en de bestrijding van witwasmisdrijven (de vierde en de vijfde anti-witwas richtlijn). De regelgeving legt alle lidstaten op om een “UBO-register” aan te leggen voor 10 januari 2020. Het doel is om de UBO-registers van de lidstaten met elkaar te verbinden, om zo de uiteindelijke begunstigden van alle onderworpen entiteiten binnen de EU te kunnen identificeren.

In België werd de UBO-registratieplicht verankerd in de Belgische anti-witwaswet van 18 september 2017, zoals uitgewerkt in een koninklijk besluit van 31 oktober 2018.

Concreet dient elke natuurlijke persoon die als uiteindelijke begunstigde wordt geïdentificeerd te worden geregistreerd in het register. Voor vennootschappen is dit elke natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks een belang aanhoudt van meer dan 25%, of die via andere middelen zeggenschap uitoefent over de vennootschap. Indien er geen dergelijke natuurlijke personen zijn, wordt het “hoger leidinggevend personeel” als UBO geregistreerd.

De registratie is verplicht. Enkel beursgenoteerde vennootschappen en hun 100% dochters zijn vrijgesteld van de registratieverplichting.

De UBO-registratieplicht dient jaarlijks te worden gevalideerd. Elke wijziging dient binnen de maand te worden geregistreerd, zodat de geregistreerde informatie toereikend, accuraat en actueel blijft.

De deadline voor eerste registratie verstreek in België op 30 september 2019, na eerder tweemaal te zijn uitgesteld. Tot 31 december 2019 geldt er evenwel een gedoogbeleid mede omdat het register technisch nog verder op punt moet worden gesteld. Sancties bij niet-naleving van de registratieverplichting zullen dan ook slechts vanaf januari 2020 worden opgelegd. Zulke sancties bestaan uit administratieve boetes gaande van 250 tot 50.000 euro. Daarnaast riskeren bestuurders die verzaken aan de registratieverplichting op grond van het wetboek van vennootschappen en verenigingen een strafrechtelijke boete gaande van 50 tot 5.000 euro (verhoogd met opdeciemen).

De gegevens in het UBO-register zijn steeds toegankelijk voor de bevoegde overheden (zoals de fiscus en de anti-witwascel).

Ook elke burger heeft toegang tot de gegevens, zij het betalend en beperkt. Zo zal er geen toegang zijn tot de voornaam, de geboortedag, het nationaal identificatie nummer en het exacte adres van de UBO’s.

Bovendien kan het UBO-register enkel worden geraadpleegd op basis van de naam of het KBO nummer van de onderneming om zo te achterhalen wie de UBO is van de betreffende onderneming. Omgekeerd is het niet mogelijk om een zoekopdracht te doen op basis van de UBO om na te gaan in welke vennootschappen deze persoon belangen aanhoudt.

Elke UBO kan verzoeken om kennis te nemen van alle overheden, instellingen en personen die de laatste zes maanden zijn of haar gegevens hebben geraadpleegd. Elke UBO kan ook verzoeken om de betreffende informatie volledig of gedeeltelijk te verbergen voor het grote publiek, maar moet daartoe aantonen dat er een onevenredig risico bestaat voor fraude, ontvoering, chantage, afpersing, intimidatie of geweld.

Mocht de UBO van uw vennootschap nog niet geregistreerd zijn, dan hebt u nog tot 31 december 2019 de tijd om dit te doen om een risico op sancties te vermijden.

Concreet:

De Europese antiwitwasrichtlijn verplicht lidstaten gegevens te verzamelen over de “Ultimate Beneficial Owners” van vennootschappen in een daarvoor georganiseerd centraal UBOregister. Dit UBO-register dient in werking te zijn vóór 10 januari 2020.
In België is het UBOregister operationeel sinds 1 oktober 2018. Elke onderworpen entiteit diende haar UBO’s te registreren vóór 30 september 2019.
Ondernemingen kunnen hun UBO nog tot 31 december 2019 registreren alvorens sancties te riskeren.
Iedereen heeft in principe toegang tot de geregistreerde informatie over de UBO van de vennootschap. Deze toegang is echter betalend en beperkt ter bescherming van de privacy van de UBO.