Wat u moet weten.

De eindejaarsperiode komt eraan en u wil naar goede gewoonte een kerstkaart versturen aan familie, vrienden maar ook aan uw professionele contactpersonen. Het versturen van kerstkaarten aan familie en vrienden betreft een “zuiver persoonlijke activiteit” die is vrijgesteld van de toepassing van de GDPR (zie artikel 2, c) GDPR). Indien u als onderneming een kerstkaart verstuurt aan klanten en professionele contactpersonen, moet u wel de spelregels van de GDPR in acht nemen.

Wat u moet doen.

Een vaak gestelde vraag is of uw onderneming de voorafgaande toestemming nodig heeft van de betrokkene voor het versturen van een kerstkaart. In eerste instantie lijkt het zeker verdedigbaar dat uw onderneming een legitiem belang heeft voor het versturen van kerstwensen. Wanneer de kerstwensen echter elektronisch worden verstuurd, houdt u veiligheidshalve beter ook rekening met de e-privacy wetgeving die een voorafgaande toestemming oplegt voor elke vorm van “direct marketing” die via elektronische weg wordt verstuurd. Het valt immers niet uit te sluiten dat een kerstkaart als een “promotionele boodschap” van uw onderneming wordt gezien.

De e-privacy wetgeving voorziet twee belangrijke uitzonderingen op de toestemmingsverplichting waar u gebruik van kan maken:

• het versturen van kerstkaarten aan betrokkenen waarmee u een bestaande klantenrelatie hebt of, in een B2B context, waarmee u een eerste contact hebt gehad.
• het versturen van kerstkaarten aan een louter B2Badres (i.e. een info@... adres).

Ondernemingen die van deze uitzonderingen gebruik willen maken, moeten de betrokkenen in de elektronische communicatie de mogelijkheid geven zich op een kosteloze en gemakkelijke wijze uit te schrijven (bijvoorbeeld onderaan de elektronische kerstkaart).

Ondernemingen moeten uiteraard ook hun andere verplichtingen onder de GDPR naleven, bijvoorbeeld de verplichting om de betrokkenen in een privacyverklaring te informeren over dit gebruik van hun persoonsgegevens.