Wat u moet weten.

De politie kan ondernemingen verzoeken om persoonsgegevens vrij te geven. Zij kan bijvoorbeeld vragen om persoonsgegevens van uw medewerkers te delen in het kader van een onderzoek of om een lijst met deelnemers aan uw evenement te overhandigen voor een achtergrondonderzoek. Aangezien het duidelijk is dat de GDPR de politie niet kan verhinderen haar werk te doen en dergelijke verzoeken meestal gebaseerd zijn op nationale wetgeving, zal uw onderneming hoogstwaarschijnlijk met de politie moeten samenwerken.

De GDPR bepaalt dat de politie als een derde partij moet worden beschouwd in het kader van dergelijke verzoeken. Op die manier ontsnapt de politie aan de toepassing van de GDPR. Bijgevolg kan de politie weliswaar eisen dat bepaalde gegevens aan haar worden doorgegeven, maar zal zij meestal geen overeenkomst met uw bedrijf ondertekenen over de verwerking van de doorgegeven gegevens.

Het is echter belangrijk om te weten dat de zogenaamde politierichtlijn samen met het GDPR in werking is getreden. Deze EU-richtlijn stelt de regels vast voor de verwerking van gegevens door de politieautoriteiten en moet de nodige garanties bieden dat de gegevens die aan de politie zijn verstrekt correct worden verwerkt, zelfs zonder dat er een specifieke verwerkersovereenkomst is gesloten.

Wat u moet doen.

Veel nationale wetgevers hebben regels opgesteld in overeenstemming met GDPR die beperkingen inhouden op de rechten van betrokkenen in het kader van de verwerking van hun gegevens met het oog op het voorkomen, onderzoeken en opsporen van strafbare feiten. Als uw onderneming een verzoek om gegevens van de politie ontvangt, is het dus belangrijk om bevestiging van de politie te krijgen dat het verzoek deel uitmaakt van het voorkomen, onderzoeken of opsporen van een strafbaar feit (voor zover dat nog niet duidelijk is). Terwijl uw onderneming de betrokkenen hierover informatie moet verstrekken onder de GDPR, kan nationale wetgeving deze informatieplicht voor een gegevensoverdracht in het kader van een politieonderzoek namelijk opheffen.

Ten tweede is het belangrijk op te merken dat een verzoek om gegevens van de politie zeer breed geformuleerd kan zijn. Het is de plicht van uw onderneming om niet meer gegevens te verstrekken dan nodig is voor de politie. Daarom moet uw bedrijf met de politie in gesprek gaan over de gegevens die nodig zijn voor het voorkomen, onderzoeken of opsporen van het misdrijf.

Ten slotte moet er specifiek worden nagedacht over de manier waarop uw onderneming de gevraagde gegevens ter beschikking zal stellen van de politie. Dit gebeurt bij voorkeur op een manier die de politie niet toelaat deze gegevens te wijzigen. Indien uw onderneming de politie bovendien toegang verschaft tot een systeem of databank die de gevraagde informatie bevat, mag deze toegang niet langer worden verleend dan nodig is om de politie in staat te stellen de taak uit te voeren waarvoor zij de gegevens heeft opgevraagd.